Politique de Confidentialité
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Le centre culturel et communautaire Henri-Lemieux faisant affaire sous le nom de Corporation Henri-Lemieux (ci-après nommé Corporation) est un organisme assujetti aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, Chapitre A.-2.1) et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, Chapitre C.-1.1).
La Corporation s’assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements qui lui sont communiqués. La Corporation ne recueille que les renseignements nécessaires à la prestation de ses activités, conformément aux législations applicables, telles qu’identifiés dans la présente Politique de confidentialité (ci-après nommé Politique).
La présente Politique informe les personnes sur l’ensemble des pratiques adoptées par la Corporation lors de la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels, que ce soit sur le site web 
https://www.ccchl.ca ou l’une de ses applications ou lors des échanges avec un membre du personnel de la Corporation ou l’un de ses représentants ou tiers autorisés. La Politique explique également comment réviser ou retirer les renseignements personnels et quelle façon communiquer avec la Corporation pour toute question, suggestion, commentaire ou plainte.
1. Définitions
En général, les mots et expressions utilisés dans la Politique s’interprètent comme suit :
Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Le nom d’une personne et ses coordonnées professionnelles (titre, adresses postales ou électronique, numéro de téléphone) ne sont pas des renseignements personnels. Un renseignement personnel peut être de forme écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.
Droit d’opposition et de retrait : possibilité offerte aux personnes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins ou de demander que leurs renseignements personnels soient retirés partiellement ou complètement.
Tiers autorisé : partenaires de contenus comme les entreprises qui gèrent les banques de données de la Corporation. Les tiers autorisés sont tenus de respecter la confidentialité de vos données en vertu de la loi et des ententes intervenues avec la Corporation.
Témoins (cookies en anglais) : éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lors de la visite d’un site internet. Ils stockent l’historique de recherche. Les témoins sont inoffensifs puisqu’ils ne peuvent pas extraire de renseignements personnels. Les personnes peuvent à tout moment modifier les paramètres de confidentialité de leur navigateur afin qu’il bloque les témoins ou efface ceux qui sont déjà enregistrés. En installant le module complémentaire de navigateur de désactivation de Google Analytics.
2. Collecte des renseignements personnels
2.1 Moyens de collecte
Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres, par :
L’interactivité établie entre l’appareil de la personne et notre site Web ou notre page Facebook (témoins)
L’intermédiaire de notre site Web lors de la demande d’informations. La personne consent à transmettre son adresse électronique aux fins du suivi
L’entremise des formulaires propulsés par Sport-Plus qui gère la plateforme transactionnelle des inscriptions et de la billetterie. Sport-Plus est un tiers autorisé, tenu de respecter les lois applicables à la confidentialité. Le consentement est demandé lors de la création du dossier
La communication en personne, par téléphone, par poste ou par courriel. Ces informations sont colligées sur la plateforme de Sport-Plus et sont traitées avec la même confidentialité
La communication en personne, par téléphone, par poste ou par courriel, avec les membres du personnel ou les fournisseurs de la Corporation
2.2 Nature des renseignements personnels recueillis
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
Répondre aux demandes d’information et fournir un support à la clientèle
Établir des statistiques (site web, page Facebook et plateforme de Sports-Plus)
Suivre l’état des inscriptions et des ventes inscrites sur la plateforme de Sports-Plus
Analyser et améliorer les performances de notre site web et de page Facebook
Créer un dossier de membre du personnel ou de fournisseur (Employeur Desjardins, AccèsD)
Créer un dossier de membre du conseil d’administration afin de répondre aux exigences légales de la Corporation (Registre des entreprises du Québec, Revenu Québec, etc.)
Publier des informations agrégées en autant que les personnes ne puissent être identifiées
2.3 Accès aux renseignements personnels
Tous les renseignements fournis par notre clientèle, qu’ils soient personnels ou non, demeurent confidentiels et leur usage est réservé à la Corporation. Outre les membres du personnel qui sont soumis au respect de la Politique et dont les fonctions rendent nécessaire l’accès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes pourraient avoir accès aux renseignements personnels :
Les organismes gouvernementaux ou les professionnels en autorité
Certains fournisseurs de services (par exemple des firmes de programmation) mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. La Corporation s’assure de signer une entente de service avec chacun de ces fournisseurs afin de s’assurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient transmis
Advenant le cas où la Corporation aurait besoin de transmettre un ou des renseignements personnels à une partie dont le service n’a pas été retenu, la Corporation s’engage à obtenir un consentement explicite pour permettre cette divulgation.
2.4 L'information transmise automatiquement à partir du site web
CCCHL.ca est le site officiel et la propriété exclusive de la Corporation qui a recours à Google Analytics, comme outil de mesure d’audience Web et de compilation de statistiques. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte. Pour un complément d’information sur cet outil d’analyse, les personnes peuvent consulter les Conditions de service de Google Analytics. L'information échangée est la suivante :
Identification du fournisseur d’accès à Internet (nom de domaine)
Adresse IP (l’adresse numérique permet d’identifier et de localiser l’ordinateur, la tablette ou l’appareil mobile). L’adresse est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité
Type de navigateur (Chrome, Exploreur, Safari, etc.) et système d'exploitation utilisé (Windows, Mac OS, etc.)
Date et heure d’accès, temps total de connexion, pages consultées
Actions qui permettent la personnalisation du site : ajout aux favoris, sélection d’une langue
Adresse des sites consultés à partir du site de la Corporation
La Corporation affiche sur son site des événements se déroulant sur les lieux ou dans la communauté immédiate. Cependant, la Corporation n’est ni le représentant, ni l’agent, ni le mandataire de ces partenaires et ne saurait être concerné en aucune façon par une réclamation ou un litige entre ce partenaire et l’utilisateur de son site. Le contenu publié sur ccchl.ca ou autrement accessible par l’entremise de son site est protégé par les droits d’auteur qui appartiennent ou sont sous le contrôle de la Corporation, de ses partenaires ou de ses fournisseurs de contenu.
Liens vers les sites externes
Le site internet exploité par la Corporation peut contenir des liens vers des sites externes (de tiers ou de partenaires) pour faciliter les recherches. La Corporation ne peut garantir la qualité ou le contenu de ces sites, la Politique ne s'applique plus. Il est suggéré d’étudier les politiques de confidentialité affichées sur ces sites afin de connaître leurs politiques de protection des renseignements personnels.
3. Conservation, anonymisation, suppresion et agrégation des renseignements personnels
La Corporation conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Si souhaité, les personnes peuvent obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles les renseignements personnels sont conservés en communiquant avec le responsable de la Politique.
Des moyens sont mis en place afin d’en prévoir la suppression effective ou l’anonymisation des renseignements personnels dès lors que la durée de conservation ou d’archivage nécessaire à l’accomplissement des finalités déterminées ou imposées est atteinte. La Corporation prend les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.
4. Mesures de sécurité
La Corporation a mis en place et continue à élaborer des processus de gestion et des mesures de sécurité qui répondent à des standards de qualité dans le domaine de la sécurité des renseignements. Ces mesures garantissent la protection des renseignements lors de leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur destruction. Ces mesures assurent également une protection contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.
4.1 Information de la clientèle en cas de faille de sécurité
Dans l’éventualité d’un accès illégal ou d’un accès non autorisé ayant pour conséquence la réalisation des risques identifiés ci-dessus, la Corporation ne reconnaît aucune responsabilité quant à la survenance de l’incident. Toutefois, elle s’engage, sans délai, à :
Notifier l’incident dans les plus brefs délais
Examiner les causes de l’incident et en informer les personnes touchées
Prendre les mesures dans la limite du raisonnable afin d’amoindrir les effets négatifs et préjudices et pour éviter toute répétition d’un tel incident
Les personnes sont responsables des renseignements personnels qu’ils acheminent, de leur mise à jour ainsi que du maintien de leur confidentialité. Les personnes doivent s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel ils transmettent ou reçoivent l’information est suffisamment sécuritaire. Ils sont responsables du mot de passe associé à leur compte sur la plate-forme transactionnelle de Sports-Plus. La Corporation ne peut être tenue responsable d’un accès non autorisé découlant d’une négligence ou des vulnérabilités présentes sur les équipements utilisés par les personnes.
La Corporation s’assure que le personnel a les qualifications pour accéder aux renseignements personnels de la clientèle et que ceux-ci sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Le personnel s’engage à respecter la présente Politique de confidentialité et à suivre les règles consignées dans la Politique de conservation des documents. Les utilisateurs peuvent communiquer avec le Responsable de la Politique pour obtenir des informations additionnelles à ce sujet.
5. Droit d’accès, d’opposition ou de retrait
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels accorde les droits suivants :
Respect de la confidentialité des renseignements personnels
Accès aux documents administratifs, aux renseignements personnels ainsi qu’à toute information concernant leur collecte, leur utilisation et leur divulgation
Rectification des renseignements personnels ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par les lois en vigueur
Retrait, partiel ou complet, des renseignements personnels
Pour pouvoir exercer ces droits, les personnes peuvent :
Modifier le consentement accordé dans leur profil sur la plateforme de Sport-Plus
Utiliser la section Contactez-nous du site web
Communiquer, par écrit, avec le responsable de la présente Politique
La Corporation offre aussi la possibilité d’exprimer des commentaires ou de déposer une plainte. Toute communication sera traitée de façon confidentielle. La Corporation accusera réception de la communication dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception et y répondra dans les trente (30) jours de la date de réception. Toute personne doit fournir l’information permettant de l’identifier : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale ou électronique.
Lynda Johnson, directrice générale
Responsable de la protection des renseignements personnels
Corporation Henri-Lemieux
7644, rue Édouard
LaSalle, QC H1P 1T4
Courriel : direction@ccchl.ca
6. Mise à jour et modification de la Politique
La présente Politique est à jour à la date de mise à jour qui apparaît ci-dessous. Cette Politique peut être modifiée en tout temps sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, à notre technologie, nos exigences légales ou d’autres facteurs. Lorsque des modifications sont apportées, elles deviennent immédiatement applicables dès leur publication dans une version révisée de la Politique et publiée sur notre Site Web.
Dernière mise à jour : 22 octobre 2023
Adopté en conseil d’administration le 8 novembre 2023